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成功案例

比利时建筑公司利用 Louts Quickr 改进国际协作

发布者::admin   发布时间: :2012-07-20 16:47 浏览次数: :

 

概览

建筑项目需要多方之间的协作。若这些项目是全球规模的项目,工作人员将遍及全球,复杂度也将呈指数级增长。Compagnie d’Entreprises CFE (CFE) 是比利时规模最大的建筑公司之一,拥有 4,100 名员工,其控股公司 CFE 认为如果项目能够利用最佳的资源,将可创造价值,即使需要跨越国界、寻找更好的协作方法。

业务需求:
依赖电子邮件或文件服务器与全球各地的供应商和客户共享文档导致版本控制错误和安全性漏洞 .

解决方案:
将IBM Lotus Notes 和 IBM Lotus Domino 软件与 IBM Lotus Quickr 软件整合,创建完善、安全的全球协作环境,提供健壮的文档管理功能

收益:
Lotus Quickr 软件通过中央文档库和版本控制帮助提高准确性和效率,Lotus Quickr 与 Lotus Notes 的整合能够降低通过电子邮件发送的大型附件的容量和系统影响,易用性降低了 IT 部门的管理负担,同时使项目团队能够更有效地开展工作,Lotus Quickr 的灵活性允许自定义和改进客户服务

成功案例

建筑项目需要多方(包括供应商、客户、建筑师和工程师)协作。当这些项目在全球范围内开展时,参与者遍及全球,复杂度也呈指数级增长。Compagnie d’Entreprises CFE (CFE) 是比利时规模最大的建筑公司之一,拥有 4,100 名员工,其控股公司 CFE 认为如果项目能够利用最佳的资源,将可创造价值,即使需要跨越国界、寻找更好的协作方法。

CFE IT 团队对于支持分布式劳动力并不陌生。CFE 在全球 10 个国家/地区开展业务,包括欧洲和中东,仅其建筑部门就包含 25 家公司,因而 在CFE 的 IBM Lotus 经理 Geert Van de Wielle 认为像 CFE 这样的企业引入可帮助其更有效地工作的技术是很必要的。

全球各地的 CFE 供应商和客户的数量不断增加,因此通过电子邮件交换建筑工程图和其他项目文档的效率极为低下。电子邮件可能会被重复地送达。尽管收件人将附件存储在本地,但他们始终无法确保所使用的是最新版本。“CFE 确实需要一种协作工具,允许其在一个易于管理、高度安全的应用中共享大量的文档。”Van de Wielle 解释说,“我们需要一种能够完好地与现有基础设施相集成的解决方案。”

CFE 自 1989 年起便使用托管 IBM Lotus Notes & Domino 进行消息传递和协作,知道 Lotus Quickr 能够与之无缝集成,也知道IBM具有管理应用的深厚知识。“在我们听说 Lotus Quickr 文档管理与协作功能的消息时,我们马上就认识到这就是正确的选择,”Van de Wielle 说。

易用的 Quickr 减少 IT 部门的工作负担

在 IBM Software Services for Lotus 的帮助下,CFE 实施了 Lotus Quickr,CFE 很快就开始正常运作。应用十分简单,这使 CFE 能够履行“对培训人员进行培训”的原则:“我们能够培训企业内部的关键用户,使之能够解决 80% - 90% 的可能出现的问题,剩余 10% 的问题递交给 IT 部门。有了 Lotus Quickr,我们要处理的问题少了许多。”Van de Wielle 解释说。由于一个项目中涉及的用户数量可能为 20 - 200 人,因此这样的本地支持计划极为重要。

利用 Lotus Quickr,项目经理即可在无需等待 IT 协助即可启动新项目或为客户端、合作伙伴授予访问权限,从而节约时间。此外,客户端无需使用特殊软件即可访问 Lotus Quickr。任何经过授权、具有 Web 浏览器和 Internet 访问权限的人员都可访问 Lotus Quickr 工作区,外出的用户可在网吧即时访问最新项目文档。“不必在客户端安装软件,这对我们来说是一项重大收益。”Van de Wielle 说,“IT 部门不可能为世界上的每一台 PC 提供支持。”

Van de Wielle 和他的团队也无法保护世界上的每一台 PC,但现在他们不必这样做。在部署 Lotus Quickr 之前,CFE 项目团队尝试通过文件服务器共享文档。然而,为供应商、客户和其他外部方面授予访问权限会给数据带来风险。通过 Lotus Quickr,用户可在防火墙之外访问其工作区,流量将使用安全套接层 (SSL) 加密。这有助于确保文档的完整性,同时还能避免 IT 团队向外部用户授予专用企业网络的访问权限。

集成 Lotus Notes 为 Lotus Quickr 增值

Lotus Quickr 与 Lotus Notes & Domino 8 的集成有助于减少管理存储和备份所占用的时间。与大多数现代企业相似,CFE 也依靠电子邮件作为主要通信方法。“Lotus Notes 在保证我们的人员相互连通、共同协作方面扮演着重要的角色。它不仅仅是重要的内部通信媒体,是国际和洲际通信的重要方法,也是我们与供应商和客户沟通的主要渠道。”Van de Wielle 解释说。

但用户也可能依靠电子邮件共享大型文档。“曾经有一名用户向另外五位内部团队成员转发一份 10 MB 的建筑工程图。突然之间,我们需要为一个文档存储和备份 50 MB 的数据。”Van de Wielle 说。

通过 Lotus Quickr 与 Lotus Notes 的集成,用户仍然可以通过电子邮件发送与项目相关的文档,但无需向其他收件人转发文档。邮件代理会将附件和电子邮件内容从内部收件箱复制到 Lotus Quickr 中。“用户不必再转发庞大的文件。在与项目相关的电子邮件送达时,可轻松将其存档到 Lotus Quickr 中,便于其他团队成员共享。”Van de Wielle 说。

项目团队节约时间和资金,同时改进客户服务

Lotus Quickr 提供了多种协作功能,但最初吸引 CFE 选择这种产品的是文档管理功能。“建筑业通常使用几种软件产品来管理项目文档,但这些产品极为昂贵。Lotus Quickr 的价格更低,且为我们提供的不仅仅是文档管理功能。”Van de Wielle 说。

Van de Wielle 还预计,投资回报 (ROI) 将超出初始购买成本,因为项目团队不再需要打印建筑工程图或使用 DVD 的形式将其邮寄出去。“过去,我们的某些部门需要花费大笔资金打印大型项目的文档。”他解释说,“将来,他们只需提供对项目文档的访问权限即可,从而节约了时间和资金。”例如,在 CFE 收到供应商的投标时,他们会为供应商提供存储相应计划的项目空间的访问权限。项目经理只需向供应商发送一封电子邮件,说明计划的位置即可,所有人都可在几分钟之内获得他们所需要的信息。

Lotus Quickr 的灵活性还使 CFE 能够通过定制项目空间改进客户服务。“我们有一位瑞士客户,他们签下了迪拜的一个建筑项目。我们可以在其 Quickr 空间的首页上张贴照片,提供每周甚至每日的项目更新。因此,他们看到的第一幅图片就是项目的最新状态。”Van de Wielle 这样解释。

客户对于拥有自己的定制空间十分满意,即便这样的空间极为简单,只是在首页上放置了客户的徽标。“对于项目团队来说,这只是举手之劳,但极大地取悦了客户。客户对于我们为其项目提供了专门空间这一事实表示满意。”Van de Wielle 说。

探索新功能和获益,扩展实现

对于 CFE 来说,在 Lotus Quickr 首页上放置客户徽标这样简单的方法能出人意料地提高客户满意度,CFE 将继续探索其他能够改进协作和项目管理的功能。“即便在一年之后,我们仍然能够发现一些功能可用于开发更有效的新的工作。”Van de Wielle 说。例如,CFE 的某些部门正在探索项目任务管理和日历功能。

其他重要功能还包括针对大量文档的文档管理。用户可以根据元数据搜索文档,从而实现快速检索。目前,团队使用属性表单定义位于 2000 - 3000 个文件夹内、数据量约为 400 GB 的文档的各项属性。“用于管理这些文档的功能十分有价值。”Van de Wielle 说。

尽管目前仅有 CFE 内部的几个部门采用了 Lotus Quickr,但其他部门也已经认识到,他们都面临着国际协作和文档管理的相同挑战。“只要认识到机遇和 Lotus Quickr 的可能性,人们就会开始使用这种产品。” Van de Wielle 说。

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